Начнем с того, что определим круг рассматриваемых задач.
Под системой автоматизации делопроизводства будем понимать любую автоматизированную систему, предназначенную для решения задач делопроизводства, независимо от объекта автоматизации, будь то орган государственной власти, коммерческий банк, торговая компания или любая другая организация. Важно, чтобы в данной организации велось делопроизводство, и чтобы велось оно в соответствии с требованиями, выдвигаемыми российским законодательством, каковое позволяет достаточно определенно очертить круг решаемых задач.
В государственном стандарте термин «делопроизводство» приравнивается к термину «документационное обеспечение управления» и определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами». Таким образом, отметим, что задача делопроизводства подразделяется на задачи документирования и организации работы с документами.
Далее, в ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» раскрывается содержание задачи документирования как записи информации на различных носителях по установленным правилам, а задача организации работы с документами определяется как организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения (текущее хранение документов).
Вплотную к задачам делопроизводства примыкает задача организации архивного хранения документов.
Таким образом, можно построить структурную схему задач делопроизводства и архивного хранения
На основании вышесказанного выделяем следующий перечень задач, подлежащих автоматизации:
· документирование;
· организация документооборота;
· организация хранения (текущего и централизованного).
Теперь, когда стало ясно, что же подлежит автоматизации, рассмотрим способы, которыми может решаться задача автоматизации делопроизводства.
ABOUT
