Современные подходы к автоматизации делопроизводства

Если обра­титься к истории, то можно уви­деть, что изначально задача авто­матизации делопроизводства не существовала сама по себе. Ра­бота с документами автоматизи­ровалась в рамках создания ав­томатизированных систем управления (АСУ). Поэтому во многом современные подходы к ее реше­нию определяются методологией АСУ. Но в 90-е годы данная зада­ча становится вполне самостоя­тельной, а появление современных информационных технологий при­водит к возникновению и новых способов ее решения.

Сегодня можно выделить три основных способа реализации системы автоматизации делоп­роизводства:

· разработка оригинальной системы автоматизации де­лопроизводства;

· инсталляция типовой систе­мы автоматизации делоп­роизводства;

· настройка инструменталь­ных средств автоматизации делопроизводства.

Разработка оригинальной системы автоматизации делоп­роизводства подразумевает привлечение штата программистов и разработку автоматизированной системы «с нуля» для конкретной организации. При этом макси­мально учитываются особенности этой организации, что делает но­вую систему удобной в использо­вании. Правда, процесс программирования в этом случае имеет ряд недостатков. Он продолжите­лен и дорог, а также обладает тен­денцией терять управляемость, из-за чего в конце достаточно длительного периода времени и потратив крупную сумму денег можно выяснить, что разработан­ная система не соответствует выдвигаемым требованиям и нужно начинать все с начала.

Инсталляция типовой сис­темы автоматизации делопро­изводства является в этом смысле полной противоположно­стью разработки оригинальной системы. Компании — произво­дители систем автоматизации делопроизводства — разрабаты­вают типовые программные про­дукты, которые с минимальной адаптацией можно использовать в различных организациях. Такие системы реализуют некоторый общий набор функций работы с документами, недороги и внедря­ются в минимальные сроки. Казалось бы, очень удобный подход, но и он имеет свои недостатки. Дело в том, что хотя требования к организации делопроизводства по всей России одинаковы, они весьма укрупнены, а способы их реализации значительно варьи­руются. В связи с этим появля­ется необходимость расширения набора функций, что в типовой си­стеме непросто, а зачастую невоз­можно сделать.

Настройка инструменталь­ных средств автоматизации делопроизводства является промежуточным вариантом меж­ду двумя вышеназванными спо­собами решения поставленной задачи. С одной стороны, в рам­ках этого способа внедряется не­которая типовая система, реали­зующая определенный набор фун­кций (как во втором случае), а с другой стороны — такая система строится на основе промышлен­ных инструментальных средств, которые могут использоваться для адаптации ее к нуждам конк­ретной организации. Такая адап­тация позволяет учитывать осо­бенности конкретной организа­ции (как в первом случае).

Очень трудно сделать вывод о том, какой же способ наиболее эффективен. Скорее всего при реше­нии конкретной задачи нужно по­мнить, что все три способа имеют право на существование, тщатель­но оценить все достоинства и не­достатки всех трех с учетом осо­бенности автоматизируемой орга­низации и выбрать средства ав­томатизации. Наиболее сложен выбор средств в третьем случае, т.к. на отечественном рынке их пред­ставлено довольно много.