Анализ современных информационных технологий позволяет выделить следующие классы инструментальных средств, используемых в рамках третьего подхода:
• средства создания документов: текстовые процессоры, табличные процессоры, геоинформационные системы (ГИС), системы автоматизированного проектирования (САПР) и т.п.;
• системы управления базами данных (СУБД);
• системы обеспечения групповой работы (системы класса groupware);
• системы управления документами (СУД);
• системы электронной почты;
• системы управления деловыми процессами (системы класса workflow).
Средства создания документов - это обобщенное название класса систем, к которому относится программное обеспечение, предназначенное для создания электронных версий документов. Основными функциями такого программного обеспечения являются такие, как создание файла с содержимым документа, редактирование созданного файла, передача файла на печать и т.п. К этой же группе программного обеспечения можно отнести системы обработки изображений документов, предназначенные для ввода, обработки, хранения и поиска графических образов бумажных документов.
Системы управления базами данных являются основой построения любой более или менее мощной информационной системы. Именно они обеспечивают создание и поддержание в актуальном состоянии хранилища фактографической информации.
Системы обеспечения групповой работы предназначены для поддержки корректного разделения информации группой пользователей. С точки зрения делопроизводства такие системы решают задачи хранения, просмотра и совместного использования документов.
Системы управления документами представляют собой мощные комплексы, организующие работу с электронными версиями документов. С их помощью производится регистрация документов, поддерживается их хранение (в том числе многоверсионность хранимых текстов документов). Системы управления документами ведут не только атрибутивный, но и полнотекстовый поиск информации. Можно сказать, что системы этого класса исполняют роль систем управления базами данных для неструктурированной информации.
Системы электронной почты служат для передачи электронных сообщений между участниками делопроизводственного процесса, к которым могут прикрепляться хранимые электронные версии документов. При этом возможна рассылка сообщений нескольким пользователям, одновременно с уведомлением отправителя о получении и прочтении электронного письма.
Системы управления деловыми процессами также организуют передачу электронных сообщений и электронных версий документов между участниками делопроизводственного процесса. При этом их функциональные возможности гораздо богаче возможностей электронной почты. Прежде всего системы управления деловыми процессами реализуют функции контроля исполнительской дисциплины, автоматически отслеживая установленные сроки исполнения документов, и могут уведомлять пользователей о приближении контрольного срока. В развитых системах этого класса возможна не только параллельная, но и последовательная маршрутизация документов с использованием шаблонов маршрутов. Кроме того, может осуществляться жесткая маршрутизация по заранее заданной схеме.