Современные подходы к автоматизации делопроизводства

Отметим, что существует неко­торый набор функций, которые должна выполнять любая совре­менная система автоматизации делопроизводства. К этим функ­циям относятся:

·  регистрация документов в картотечной форме;

·  учет резолюций выданных по документам;

·  поддержание связей между документами;

·  контроль исполнения доку­ментов;

·  списание документов в дело;

·  ведение информационно-справочной работы;

·  формирование делопроиз­водственной отчетности.

Скорее всего большинство систем, с которыми познакомится вышеназванный специалист, дан­ными функциями обладают. Да­лее возникает вопрос о том, как именно реализованы данные фун­кции.

Так, регистрация документов может проводиться с использо­ванием одной-единственной эк­ранной формы (карточки) для всех типов документов, да еще и изменяемой только путем про­граммирования. А возможен ва­риант использования разных кар­точек не только для разных типов документов, но и для разных групп пользователей.

Контроль исполнения документов может заключаться в том, что на карточке документа имеет­ся поле «Срок исполнения» и «Дата исполнения». При этом кон­тролер может сформировать спи­сок документов, срок исполнения которых превышен. Этот вариант называется пассивным (со сторо­ны автоматизированной систе­мы) контролем исполнения доку­ментов. А возможен вариант ак­тивного контроля, при котором система самостоятельно отсле­живает сроки исполнения доку­ментов и информирует заинтере­сованных пользователей не толь­ко об их превышении, но и об их скором приближении (автомати­зированный предупредительный контроль).

Ведение информационно-справочной работы может осно­вываться только на атрибутивном поиске документов, т.е. система предоставляет возможности на­хождения информации, хранимой только в карточке документа. А возможен вариант, при котором в системе хранятся тексты доку­ментов, подлежащие автоматичес­кой индексации. Такая индекса­ция обеспечивает возможность дальнейшего полнотекстового поиска, например, для формиро­вания тематических подборок до­кументов, основывающихся на вхождении в текст документа оп­ределенных слов.

Здесь приведены наиболее яркие отличия систем автомати­зации делопроизводства, и этот список примеров можно продол­жать. Важно отметить, что выбор системы определяется прежде всего функциональными требова­ниями и способами их реализа­ции в системе.

Итак, мы рассмотрели концеп­туальные подходы к решению за­дачи автоматизации делопроиз­водства. Теперь, исходя из полу­ченных представлений, постараем­ся окинуть взглядом современный рынок систем автоматизации де­лопроизводства и понять, какие же системы на нем представлены.